Preguntas
En base a lo manifestado ¿En calidad de Notario Septuagésimo Octavo encargado del cantón Quito, otorgar copias, testimonios de escrituras matriz o compulsas de los documentos que se encuentran en el archivo bajo mi responsabilidad, debo entregar a cualquier persona, pero si se trata de terceras personas, las que no hayan intervenido en los actos o contratos, deberán presentar el un contrato suscrito con el titular conforme al Art. 34 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales?
Análisis
Con base en la normativa previamente mencionada, todo tratamiento de datos personales debe respetar y aplicar los principios contemplados en la LOPDP para que de esta manera se garanticen los derechos e información de los titulares de datos. En este sentido, los principios que se destacan en el tratamiento son: en primer lugar, el de juridicidad que hace referencia a que todos los datos personales a los que se tenga acceso para el tratamiento deben ser tratados en estricto apego y cumplimiento a los principios, derechos y obligaciones reconocidos en la CRE e instrumentos internacionales aplicables. Este principio es fundamental para el tratamiento de datos personales debido a que exhorta a las partes a manejar los datos con un enfoque holístico, dándoles una mayor protección a los titulares de datos es así que, el Consultante, en calidad de notario, deberá en todo momento aplicar los más altos estándares de seguridad para el manejo de datos personales. En segundo lugar, el principio de lealtad, el cual establece que todas las personas que traten datos personales deben informar a los titulares respecto al tratamiento que se va a dar a la información proporcionada. Esto es fundamental, debido a que se relaciona con el derecho de información y el consentimiento que se solicita a los titulares de datos para que el mismo sea considerado válido. Es así que, en el presente caso específico, el mencionado principio se debe tomar en cuenta al momento de brindar los servicios y solicitar consentimientos a los titulares de datos personales. En tercer lugar, el principio de finalidad, el cual hace referencia a que todos los tratamientos deberán ser determinados, explícitos, legítimos y comunicados al titular. Esto significa que no se puede solicitar información a los titulares de datos personales para tratamientos que no se hayan determinado ni informado a este último. Este principio es de fundamental relevancia debido a que también se relaciona con el derecho de información, y debe ser informado al momento de solicitar el consentimiento para el tratamiento de datos a los titulares, además que se debe incluir en las políticas de privacidad de los responsables y encargados de tratamiento. En cuarto lugar, el principio de pertinencia y minimización, el cual hace referencia a que solamente se podrán solicitar los datos limitados a los estrictamente necesario, este principio tiene correlación con el previamente mencionado de finalidad, debido a que solo se deben solicitar los datos mínimos necesarios para la finalidad específica para la cual se solicita la información. Como quinto y último principio más relevante a tomar en consideración en el presente caso, es el de proporcionalidad del tratamiento, el cual hace referencia a que todo tratamiento de datos personales que se realice debe ser adecuado, necesario oportuno, relevante y no excesivo en relación a las finalidades para las cuales se solicita la información. Con base en este último principio es necesario y de suma importancia realizar el examen de proporcionalidad que se contempla en la SENTENCIA INTERPRETATIVA No. 002-10-SIC-CC CASO No. 0020-09-IC 1 y, al que se hace referencia en el RLOPDP. Es así que, el examen de proporcionalidad que se realiza a continuación analiza la colisión entre el derecho a la transparencia y acceso de las escrituras públicas de un notario, específicamente la posibilidad de que cualquier persona pueda solicitar copias o testimonio de la escritura matriz o compulsa de los documentos protocolizados, y el derecho de protección de datos personales de los titulares involucrados en dichos actos notariales. Además, se toma en cuenta el de acceso a la información pública. Para ello, aplicaremos los tres pasos del examen de proporcionalidad: adecuación, necesidad y proporcionalidad en sentido estricto. Respecto a la adecuación, se busca examinar si la medida adoptada es adecuada para alcanzar el objetivo legítimo perseguido, en el presente caso lo que se busca es que haya transparencia pero que no se vulnere el derecho a la protección de datos personales. Para lo cual es relevante señalar la importancia del derecho de transparencia y el acceso a la información pública los cuales son de suma transcendencia y aún más en Ecuador, ya que promueven la rendición de cuentas, la transparencia en la gestión pública y el acceso de los ciudadanos a la información. Por otro lado, existe el derecho a la protección de datos personales el cual busca proteger la información de la esfera íntima y privada de una persona natural, lo cual es un objetivo legítimo y forma parte de las libertades de los seres humanos. En este caso, se busca garantizar que las escrituras públicas notariales sean accesibles a cualquier persona, permitiendo la verificación de la autenticidad de documentos y la transparencia de las acciones del notario, pero limitando dicho derecho para así proteger la información de los titulares de datos personales. La medida de permitir que cualquier persona solicite copias de los archivos notariales puede ser adecuada para alcanzar el objetivo de transparencia y acceso a la información pública. Sin embargo, debe asegurarse de que no se infrinja el derecho de protección de datos personales. Si bien el derecho de acceso a la información pública es fundamental, no se puede permitir que dicho acceso vulnere la privacidad de las personas involucradas en los actos notariales.Como segundo punto, es imprescindible analizar dentro del examen de proporcionalidad, el de la necesidad. En el presente caso se analiza si es necesario el acceso a las escrituras públicas que se encuentran en el archivo de la notaría del consultante. Como se menciona anteriormente es importante el acceso debido a que la esencia de la gestión notarial es dar fe pública respecto a los actos jurídicos celebrados ante notario, en este sentido debido a que la fe es pública, esta puede ser verificada por cualquier persona, por lo tanto, estos documentos deben poder ser accesibles al público. Sin embargo, la transparencia y el derecho de acceso a la información no pueden vulnerar bajo ninguna consideración, el derecho a la protección de datos personales, por lo que es necesario que ambos derechos sean aplicados en conjunto para que puedan tener vigencia en armonía. En este punto es preciso realizar el análisis de proporcionalidad o balance donde se busca un equilibrio entre los derechos y la aplicación de ambos de una manera armónica de acuerdo con lo establecido en el bloque de constitucionalidad. En este sentido, de acuerdo con la normativa previamente citada, el artículo 40 de la LN establece que cualquier persona podrá tener acceso al archivo de los notarios, teniendo en cuenta que muchos de los documentos contienen datos personales de las partes intervinientes en los diferentes actos que se encuentran contemplados en estos. En este sentido, la LOPDP y su Reglamento protegen el tratamiento de la información de personas naturales y la misma normativa establece que la custodia y cualquier uso que se dé a la información se considera un tratamiento y, contempla como transferencia, entre varias acciones, a la entrega o consulta de dicha información. Por ende, para poder dar un tratamiento legítimo se debe cumplir con al menos una base legitimadora, las cuales se encuentran enumeradas de manera taxativa en el artículo 7 de la LOPDP. Adicionalmente, al ser considerada una transferencia o comunicación la entrega de información es aplicable el artículo 33 de la LOPDP, el cual establece como requisito para las transferencias contar con el consentimiento del titular, además de una base legitimadora, por lo que para que el consentimiento sea considerado válido deberá cumplir con lo establecido en el artículo 8 LOPDP y además con los principios previamente analizados líneas arriba. Con base en lo previamente analizado, se concluye que cualquier persona puede solicitar copias o testimonio de la escritura matriz o compulsa de los documentos protocolizados del notario debido a que se encuentra previsto en la LN; sin embargo, en cumplimiento de la LOPDP, teniendo en consideración que tutela o protege un derecho fundamental y que tiene un rango superior, de acuerdo con el artículo 425 CRE, por su condición de orgánica, se deberá cumplir con TODOS los requisitos establecidos en la misma para dar un tratamiento legítimo a los datos personales. En este sentido se deberá contar con una base legitimadora y, además, contar con el consentimiento de los titulares de datos personales o sus representantes. Adicionalmente, en miras de cumplir con las cinco medidas de seguridad contempladas en el a LOPDP las cuales son técnicas, físicas, organizativas, administrativas y legales encaminadas a proteger la información en su confidencialidad, disponibilidad e integridad se deberán implementar TODAS las medidas de seguridad que correspondan al caso específico, como por ejemplo la anonimización de datos personales especiales, que no sean necesarios para las finalidades para las cuales se solicite el acceso a determinados documentos. En este sentido se busca que el acceso a la información debe equilibrarse con la protección de datos personales, utilizando restricciones o mecanismos de seguridad que eviten el acceso innecesario a información privada.
Pronunciamiento
En atención a los términos de la consulta realizada mediante Oficio N° S/N del 10 de diciembre de 2024, al análisis realizado y dando respuesta a la consulta planteada por el consultante; “En base a lo manifestado ¿En calidad de Notario Septuagésimo Octavo encargado del cantón Quito, otorgar copias, testimonios de escrituras matriz o compulsas de los documentos que se encuentran en el archivo bajo mi responsabilidad, debo entregar a cualquier persona, pero si se trata de terceras personas, las que no hayan intervenido en los actos o contratos, deberán presentar el un contrato suscrito con el titular conforme al Art. 34 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales,?…” se determina que sí se debe dar cumplimiento al artículo 40 de la Ley Notarial, respecto a la copia de una escritura matriz o compulsa de los documentos protocolizados a terceras personas que cumplan con al menos una base legitimadora de tratamiento y, adicionalmente, a fin de dar cumplimiento a la LOPDP se recomienda solicitar el consentimiento para el tratamiento de datos personales a los titulares al momento de requerir y realizar los servicios notariales correspondientes. Las terceras personas que quieran acceder escrituras públicas del notario no tienen la obligación de contar con un contrato con el titular ni con el notario, quien en el presente caso ostenta la calidad de responsable de tratamiento, debido a que el artículo aplicable NO es el 34 de la LOPDP de acuerdo con el análisis previo realizado. El presente pronunciamiento deberá ser entendido en su integridad y se limita a la consulta específica presentada por el doctor Ramiro Gonzalo Borja Borja, en calidad de Notario Septuagésimo Octavo encargado del cantón Quito, siendo de exclusiva responsabilidad de la entidad consultante su aplicación.